Es importante que la entidad tome en cuenta que los servicios se ofrecen de acuerdo al calendario académico de acuerdo con el siguiente proceso:

1. El/la representante autorizado/a llenará la solicitud de servicio del CVC en o antes de la fecha límite. Explicará tres (3) necesidades prioritarias. (No más de 3 en la solicitud)
2. El personal del CVC evaluará la(s) necesidad(es)
3. El personal del CVC entrevistará al/a la representante de la entidad o comunidad con una evaluación viable del proyecto
4. El/la representante entregará los documentos requeridos para el diseño del proyecto (opúsculo, plan de trabajo o estratégico, presupuesto, entre otros)
5. El CVC promoverá las necesidades en los cursos con la facultad y estudiantado
6. La facultad y estudiantado de cada curso seleccionará la(s) entidad(es) o comunidad(es)
7. El CVC entregará carta oficial a la entidad seleccionada
8. Un/a representante autorizado/a firmará el contrato
9. El/la representante asistirá a las reuniones para el desarrollo del proyecto. Esta persona tiene que tener disponibilidad de tiempo para colaborar en el diseño del proyecto. Comunicación constante (presencial, vía teléfono, correo electrónico y/o videoconferencia)
10. El/la representante supervisará la hoja de asistencia del estudiantado a las reuniones en la entidad para el registro de horas contacto
11. El/la representante asistirá a la presentación y entrega del proyecto al final del semestre